Sedex-ETI审核所需文件/证件清单Sedex-ETI Request Document List (COC Audit) PRC

No.Items&Detail 项目与内容
1.1Factory profile 公司概括简介-人员/产量/产值/(牌)市场分布
◆体现公司的成立时间、法人代表、地址、主要设备、规模人数、经营范围等基本信息。
◆让雇员知道公司的上述基本情况。
1.2Organization chart 公司组织架构图
◆权责部门详细，有员工健康管理部门。
◆在适合的位置张贴。
1.3Factory’s plane figure-factory floor plans (公司)厂区/厂房平面图
◆呈现公司的建筑，包括宿舍和餐厅；
◆有设施位置和通道，出口的位置；
◆在位置张贴；
1.4Subcontractor/supplier evaluation program & the records  供应商评审记录
◆公司应对供应商或分供商管理以推动供应链雇员的福利和待遇水平；
◆形成书面协议或文件；
1.5Business license 营业执照
2.1Employee manual/handbook 员工手册
◆依照新劳动法条款编制员工手册，体现员工的工作时间、劳动报酬、薪资与休假、劳动保护等基本信息；
◆没有员工性别、民族、籍贯等歧视行政策、无强迫劳动、不合理扣款等规定；
◆下发给员工，每人1份；
2.2Factory rules & regulations/Disciplinary practices policy & records 厂纪，厂规
◆体现公司的员工政策，和员工手册一起构成公司的企业文化；
◆在雇佣、补偿、培训、提、辞退或退休方面，对谁不能因其种族、社会、国籍、信仰、年龄、  残疾、性别、婚姻状况、观念、所属工会和所属政党进行歧视；
◆不得进行强迫劳动和雇用囚工；工人下班后可自由离开；工厂保安员只是执行正常的保安工作；
◆在适合位置张贴；
2.3Dormitory regulations (curfew rules) 宿舍规章制度
◆体现公司的员工政策，没限制人身自由的规定；
◆有性别隔，保护隐私；
◆有卫生管理等规定；
3.1Recruitment policies & program 招工指引/程序
◆体现公司的正常招聘流程，没有员工歧视性政策；
◆体现员工的招聘方式、条件限制、个人信息识别、年龄要求等，禁止使用童工、有条件的使用未成年工（建议不使用未成年工）；
◆形成书面文件并经过审核发布；
*3.2Personal records/ Employment registration (all employees)                                                            
人事记录/员工入厂登记/花名册(员工)
◆识别员工信息，工人在入厂时不是童工或未成年工；
◆保留员工的证件的复印件，不可扣留工人证件或交纳形式的押金等；
◆形成书面文件并长时间保存；
*3.3Labor contracts (all employees) 劳动合同(员工)
◆依照新版劳动法条款制定，体现劳动法要求的基本条款；
◆有当地劳动监察部门的审核鉴定；
◆雇员要保留合同一份；
3.4Entrance & annual health examination reports 身体的检查记录
◆员工入职时应有当地县（区）级以上出具的身体的检查报告；
◆每满一年公司应给雇员提供身体的检查服务；
◆未成年工要有身体的检查记录；
*3.5Young worker registration approval from local labor bureau/shifts arrangement for young workers    
    未成年工名单/登记证/工作安排规定
◆16周岁以下为童工，禁止使用；
◆16-18周岁为未成年工，有条件使用。入职前有身体的检查证明，要到当地劳动部门备案申请使用未成年工；
◆公司制定有未成年工人保护措施，有具体可行的未成年工安排规定；
◆编制成文的未成年工名单，以及监护人紧急联系方式等；
◆制定书面的方针和程序，向相关方以及员工传达，如发现有童工，应制定措施；
*3.6Consolidated working hours  permit by local labor bureau   综合计时批文/加班批文
◆有劳动部门的加班批文，每月每人可以加班到72个小时；没有加班批文，只能加班35个小时；
3.7Social security insurance (injury/retirement/medical/unemployment etc.) payment evidence/Approval from local government   
社会保险缴付凭证和参保批文
◆应体现缴纳时间、缴纳单位、参保人数、各险种的金额等信息；须是全体员工；
3.8Leave request notification   请假单
3.9Resignation records   离职记录
3.1Warning notification letters   奖惩记录/告示信
*4.1Time cards/attendant records   工作时间记录
◆明确体现当天的上班时间和下班时间，体现当天的工作时间长度；
◆接受手写、磁卡、纸卡等信息；
◆每月考勤记录应有员工签字确认；
◆不可出现连续几天相同的出勤记录；
*4.2Production records of piece rate workers 记件工生产(台班)记录
◆每周有1天的休息时间；
◆体现雇员每天的上班时间长度；
◆生产记录要和考勤记录匹配；
4.3Legal/ Local official minimum wage document当地低工资文件
*4.4Payroll records (one year’s payroll journals) 工资表(一年)
◆工资、加班费等的支付应符合法律要求。如果没有相关法规，则以人道、生产为标准；
◆体现低工资基数；
◆如有加班，要体现加班费用，加班费用计算方式应告知雇员；
4.5Pay slips with employees’ signatures   有工人签名的工资条
◆雇员应发给每月的薪资条，让其明白自己的工资构成；
◆公司应保留薪资发放的凭证，员工签名的收据/银行账单/支票等；
4.6Wage deduction/fine records   工资扣除/罚款记录
5.1Building structure safety certificate /legal real estate certificate   
厂房建筑结构证
5.2Building fire safety certificate    厂房证
6.1Health & safety policy （including Emergency action procedure)                                                  
公司的健康政策 （含应急程序）
◆应制定健康方针；
◆健康方针应在公司内得到沟通和贯彻，并执行；
◆制定风险管理方针和程序，对公司风险因素进行分析，并制定应急措施；
◆编制健康因素分析记录和处理报告，紧急联络组织；
6.4Fire drill program & records and fire evacuation plan & procedure/first aid training records   
 走火演习/逃生程序/救急计划及记录(含照片）
◆有近半年的演习和紧急撤离演习记录（含照片）；
◆制定程序和应急措施；
◆布置车间和宿舍通道、标识、出口等，安装应急灯；
7.1Register of  elevator & lift and annual inspection certificate                                                          
电梯起重设备登记准用/验收/年检合格证
7.2Specialized safety training certificate( Valid safety operation certificate of Elevator/Lift /Forklift vehicle /Qualified Electrician/ Electric welding operator certificate)                                 
特种作业人员(电梯/叉车/电工/电焊工等)资格证书
7.3Qualified mechanics certificate 设备维修工/技工资格证书
7.4Register of  pressure vessels & boilers and annual inspection  certificate                                   
锅炉，压力容器使用登记证/年检合格证
7.5Operator/attendant certificate of pressure vessels & boilers   司炉工上岗证
*8.1Approval certificate of chemical warehouse/register & storage record/MSDS(material safety data sheet) of dangerous chemicals/chemicals list                                                                         
化学危险品仓许可/(储存物控记录)/应急措施/物料数据表/化学品清单
◆制定化学危险品清单，编制物料特性表（MSDS），在使用和储存场所张贴；
◆向监察部门申报使用和储存化学危险品，申请化学危险品保管员证书；
◆使用化学危险品人员应熟知措施和救急办法；
8.2Qualified certificate   for the keeper of dangerous chemicals warehouse                                     
化学危险品仓管员上岗培训证书
8.3Environment protection quality monitoring & test report    有害作业环境保护监测报告
8.4Noise monitoring & test report of power generator   发电机房噪音测试报告
8.5Environment assessment report  on factory projects/permit certificate of waste emission/waste monitoring & test records    
排污/环境保护监测报告
9.1Legal hygiene  certificate of kitchen/canteen & health  certificates of kitchen/canteen workers    
   食堂卫生证/食堂员工健康证         
◆饭堂厨房须注意清洁；生与熟的食物分开摆放，熟的食物须加盖盖好；
◆工作人员应该佩戴工作服装和工作帽；
◆有蚊蝇虫害防护措施；
9.2Qualified certificate of doctor or nurse   人员资格证书
9.3Accident,injury reports & records/ recurrence avoiding measures                                                   
    事故处理记录/再发生措施
9.4Regular pest killing records 定期除虫杀虫记录
10Security guard regulation & job description/security guard certificate 保安守则/保安上岗证    
◆不得强迫和限制人身自由，工人下班后可自由离开；工厂保安员只是执行正常的保安工作；
◆工作人员应该佩戴上岗证；
11Meeting minutes of union/Selection program and Responsibility of workers’Rep./ Collective Bargaining Agrements(CBA)
工会组织会议记录/工会代表选举程序及其职责/劳资双方就工资福利问题与工厂的谈判协议(CBA)
◆公司应成立工会组织或有工人代表，员工均有权自由行使当地法律赋予的员工代表权；
◆工会组织应到当地劳动部门备案；
*12Documents  proved workers' legal right to work   including immingrant & migrants & employment agency  staff. 
对移民工/人事代理用工的相关监控文件
◆公司应与移民工或代理签订社会责任协议，保护员工的基本合法权益；
*13Social accountability policy/ Management system/  periodic internal audit records                       
社会责任政策文件/管理程序/内审报告
◆公司应制定社会责任管理文件，保护雇员的基本权益；
*14Sub-contractors list/ monitoring records on sub-  contractors' social responsibilities performance 
分包商清单/对分包商社会责任的监控记录
"◆公司要与其分包商、供应商和二级供应商缔结书面协议，其中他们要承担以下几个方面责任：
  --在他们的工厂中实施的社会标准（如：SEDEX ）中规定的社会要求。
  --由公司主动在监督程序中采取的行动。
  --一旦有违背要求，即时采取措施加以纠正。
  --将商业联系如分包商、供应商和分供应商告知公司；"
*15Homeworkers' namelist/ monitoring records on  homeworkers proved to be compliant with social responsibilities  
家庭工名单/对家庭工社会责任的监控记录
◆公司须和家庭工签定书面合同，使他们遵守各个社会标准中的要求；
◆家庭工须了解社会标准中的社会要求，合同要使用家庭工所讲语言以书面形式制定；
◆公司须家庭工遵守社会标准中的要求，要对家庭工进行预先通知和没有预先通知的检查；